Tender Management 2.0: Wie Sie Ausschreibungen gewinnen, ohne die Marge zu opfern

Es ist wieder so weit. Die Mail kommt rein: „Tender für europäische Distributionslogistik – Angebotsabgabe bis 15. März.“ Ihr Bauch verkrampft sich.

Sie wissen, was jetzt kommt: Zwei Wochen intensiver Arbeit. Ihr bester Kalkulant ist blockiert. Der Vertrieb vernachlässigt alles andere. Am Ende geben Sie ein Angebot ab – und drei Wochen später die lapidare Antwort: „Vielen Dank. Leider haben wir uns für einen anderen Dienstleister entschieden.“

Oder noch schlimmer: Sie gewinnen. Zu einem Preis, bei dem Sie nach sechs Monaten merken, dass Sie draufzahlen.

Das ist die Realität der „Tender Season“ für viele Speditionen. Ein Hamsterrad aus Kalkulationen, politischen Spielchen und Preiskämpfen.

Die unbequeme Wahrheit: 90 % der Ausschreibungen sind entschieden, bevor Sie überhaupt das Pflichtenheft bekommen. Und trotzdem verbraten mittelständische Speditionen hunderte von Stunden in Tender-Prozessen, die sie nie gewinnen können.

Das muss nicht sein. Tender Management kann profitabel sein – aber nur, wenn Sie es strategisch angehen.

Die Bid/No-Bid Entscheidung: Der Mut zur Lücke

Die wichtigste Frage lautet nicht „Wie kalkulieren wir das?“, sondern: „Sollten wir überhaupt mitbieten?“

Die meisten Geschäftsführer haben Angst, eine Chance zu verpassen. Also wird an jeder Ausschreibung teilgenommen. Das Ergebnis: massiver Ressourceneinsatz bei minimaler Erfolgsquote.

Warum man nicht an jeder Ausschreibung teilnehmen sollte

Lassen Sie uns rechnen. Eine sorgfältige Tender-Kalkulation für ein europäisches Netzwerk kostet Sie konservativ:

• 40 Stunden Kalkulations-Team

• 15 Stunden Vertriebskoordination

• 5 Stunden Geschäftsführung

• Plus: Opportunitätskosten (andere Projekte bleiben liegen)

Gesamtaufwand: ca. 60 Stunden = 5.000–7.000 € an internen Kosten.

Wenn Ihre Erfolgsquote unter 20 % liegt – was bei den meisten der Fall ist – verbrennen Sie bei zehn Ausschreibungen pro Jahr 50.000 €. Die harte Wahrheit: Nicht jeder Tender ist eine Chance. Manche sind reine Zeitverschwendung.

Kriterien, wann sich ein Angebot lohnt

Ein professionelles Tender Management beginnt mit einer strukturierten Checkliste:

1. Haben wir eine realistische Chance?

• Kennen wir den Entscheider bereits?

• Gibt es einen Incumbent (Platzhirsch), der fest im Sattel sitzt?

2. Ist der Kunde strategisch relevant?

• Passt er zu unserer Spezialisierung oder ist er ein reiner „Price-Buyer“?

3. Können wir profitabel arbeiten?

• Sind die Mengenangaben realistisch?

• Gibt es versteckte Anforderungen (SLA-Strafen)?

4. Haben wir die Ressourcen?

• Können wir qualitativ hochwertig liefern oder hetzen wir nur?

Praxis-Beispiel: Eine Hamburger Spedition führte diesen Prozess ein und reduzierte ihre Tender-Teilnahmen von 18 auf 7 pro Jahr. Die Erfolgsquote stieg von 15 % auf 43 %. Weil sie nur noch dort antraten, wo sie gewinnen konnten.

Positionierung VOR dem Tender: Der unsichtbare Kampf

Jetzt die Realität, die kein Einkäufer zugibt: Die meisten Tender sind Theater.

Der Gewinner ist oft der, der den Tender vor der offiziellen Ausschreibung geformt hat. Das ist die Influence Phase.

Wie man Einfluss auf die Ausschreibungskriterien nimmt

Die erfolgreichsten Anbieter gewinnen, weil sie Kriterien definiert haben, die nur sie erfüllen können.

• Früher Beziehungsaufbau: Ihr Vertrieb muss zum „Trusted Advisor“ werden, lange bevor das PDF verschickt wird.

• Pain Points adressieren: Finden Sie heraus, wo beim aktuellen Dienstleister der Schuh drückt. Monate später tauchen genau diese Punkte als Bewertungskriterien auf.

• Die RFI-Phase nutzen: Viele Anbieter ignorieren die „Request for Information“. Fehler. Hier können Sie Fragen stellen, die Ihre Stärken betonen („Haben Sie die neuen Zollvorschriften nach Brexit bedacht?“).

Die Wahrheit: Tender gewinnt man nicht in der Kalkulation. Man gewinnt sie in den Monaten davor.

Fehler in der Kalkulation vermeiden: Wo die Marge stirbt

Angenommen, Sie bieten mit. Hier scheitern 80 % der Speditionen an falschen Annahmen.

Versteckte Kosten berücksichtigen

Was in der Kalkulation oft vergessen wird:

1. SLA-Strafen: „Pönale bei Verspätung“ – gilt das auch bei Stau oder Wetter?

2. Reporting-Aufwand: Monatliche KPI-Berichte kosten Sie realistisch 70–90 Stunden Arbeit pro Jahr.

3. Sonderwünsche: Wochenend-Abholung, dreisprachiger Support, Zwischenlagerung.

Die Lösung: Markieren Sie jede Anforderung, die über Standard hinausgeht, und preisen Sie sie ein.

Szenarien-Planung statt Bauchgefühl

Rechnen Sie nicht nur den „Best Case“. Rechnen Sie drei Szenarien:

• Best Case: Alles läuft glatt. Marge: 12 %.

• Realistic Case: Mengen liegen 15 % unter Plan. Marge: 7 %.

• Worst Case: Harter Winter, Pönale, Mengenrückgang. Marge: -2 %.

Überleben Sie den Worst Case? Wenn nein: Finger weg oder Preis hoch.

Fazit: Tender Management ist Strategie, nicht Glücksspiel

Die „Tender Season“ muss kein Horror sein. Aber sie wird es, wenn Sie jeden Tender als isoliertes Ereignis behandeln.

Die Erfolgsformel:

1. Selektiv sein: Nur antreten, wo man gewinnen kann.

2. Früh anfangen: Influence Phase nutzen.

3. Sauber kalkulieren: Szenarien statt Wunschdenken.

Wir professionalisieren Ihr Tender Management. In unserer Beratung analysieren wir, welche Ausschreibungen Sie künftig ignorieren sollten und wo Ihre versteckten Kosten liegen.

KI und Sales Agents in der Logistik: Hype oder echter Wettbewerbsvorteil?

Künstliche Intelligenz im Vertrieb – das klingt nach Silicon Valley. Nicht nach einer mittelständischen Spedition. Doch die Frage kommt immer öfter: „Bringt das wirklich was?“

Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an.

KI ist kein Zauberstaub, den man über sein Vertriebsteam streut und plötzlich regnet es Aufträge. Aber richtig eingesetzt, kann sie einem Vertriebsaufbau in der Logistik genau das geben, was meist fehlt: Zeit. Zeit für die Gespräche, die wirklich zählen. Zeit für Beziehungsaufbau statt administrativen Leerlauf.

Die spannende Frage ist nicht, ob KI die Zukunft ist. Die Frage ist: Wie nutzt eine Spedition mit 20 oder 50 Mitarbeitern diese Technologie konkret, ohne sich in technischem Schnickschnack zu verlieren? Und vor allem: Was bringt es wirklich – messbar, in Euro und Cent?

Genau das klären wir jetzt.

Was können AI Sales Agents heute wirklich?

Lassen Sie uns mit der Realität beginnen, nicht mit dem Marketing-Geschwafel der Software-Anbieter.

AI Sales Agents sind keine virtuellen Verkäufer, die Ihre Kunden anrufen und Aufträge abschließen. Das können sie nicht. Logistik ist ein People Business. Verlader kaufen von Menschen, denen sie vertrauen – nicht von Chatbots.

Was KI aber sehr gut kann: Die Fleißarbeit übernehmen, die Ihren Verkäufern die Zeit raubt.

3 Realistische Einsatzgebiete in der Spedition

1. Vorqualifizierung von Leads

Ihr Vertrieb bekommt eine Liste mit 200 potenziellen Neukunden. Klassischerweise wird blind durchtelefoniert. Erfolgsquote: ernüchternd.

Eine KI kann vorher recherchieren:

• Welche Unternehmen passen zu unserem Profil? (Branche, Größe)

• Gibt es aktuelle Anlässe? (Expansion, Pressemitteilungen)

• Wie ist die finanzielle Situation?

Das Ergebnis: Statt 200 kalten Kontakten haben Sie 40 qualifizierte Leads. Ihr Verkäufer sagt nicht mehr „Haben Sie Bedarf?“, sondern: „Ich habe gesehen, Sie haben ein neues Lager in Polen eröffnet – wir sind dort stark.“

2. Automatisierte Follow-ups

Ein Klassiker: Angebot rausgeschickt, Kunde antwortet nicht, Verkäufer vergisst nachzuhaken. Der Lead versandet.

Eine KI-gestützte Sales Automation kann:

• Nach drei Tagen freundlich erinnern.

• Nach einer Woche zusätzlichen Mehrwert (Case Study) senden.

• Den Verkäufer informieren, sobald der Kunde klickt.

Studien zeigen: 80 % der Verkäufe entstehen zwischen dem fünften und zwölften Kontaktpunkt. Die meisten Verkäufer geben nach dem zweiten auf. KI bleibt dran.

3. Research von Neukunden

Früher brauchte ein Verkäufer 45 Minuten Recherche vor einem Termin. Eine KI liefert in zwei Minuten:

• Unternehmensdaten & News.

• Schmerzpunkte in der Supply Chain.

• Einen individuellen Gesprächsleitfaden.
  Ergebnis: 40–50 % mehr Zeit für echte Gespräche.

Der häufigste Fehler: Tool vor Prozess

Und jetzt kommt die unbequeme Wahrheit: KI funktioniert nur auf einer soliden Basis.

Ich erlebe es immer wieder: Ein Geschäftsführer kauft eine Software für 500 € im Monat, aber drei Monate später wird sie nicht mehr genutzt. Warum? Weil die Prozesse nicht stimmen und die Daten Müll sind.

Warum KI auf schlechten Prozessen scheitert

Stellen Sie sich vor, Sie werfen einer KI Ihre aktuelle „CRM-Datenbank“ vor die Füße:

• Kundenadressen sind inkonsistent.

• Ansprechpartner sind veraltet.

• Keine Definition, was ein „Lead“ eigentlich ist.

• Notizen wie „Gut gelaufen“ statt strukturierter Daten.

Jetzt aktivieren Sie einen AI Sales Agent. Was passiert? Chaos in Lichtgeschwindigkeit. Die KI schickt Mails an gekündigte Kunden oder qualifiziert Leads falsch. Das Problem ist nicht die KI. Das Problem ist, dass Sie versuchen, mit einem Ferrari über einen Acker zu fahren.

Die Notwendigkeit eines sauberen CRM

Bevor Sie über KI nachdenken, brauchen Sie:

1. Ein funktionierendes CRM, das wirklich genutzt wird.

2. Saubere Datenstrukturen und regelmäßige Bereinigung.

3. Definierte Vertriebsprozesse (Vom Kontakt zum Auftrag).

Klingt banal? Ist es auch. Aber 70 % der Speditionen scheitern hier. Wenn diese Basis steht, wird aus dem Spielzeug ein Wettbewerbsvorteil.

Der Faktor Mensch: Wen ersetzt die KI?

Die Angst ist immer dieselbe: „Ersetzen Maschinen jetzt unsere Verkäufer?“

Nein. Aber sie verändern, was ein guter Verkäufer tut.

Die KI übernimmt die Fleißarbeit: Listen abarbeiten, Mails recherchieren, Protokolle schreiben. Tätigkeiten, die Zeit kosten, aber keinen Umsatz bringen.

Der Mensch übernimmt den Beziehungsaufbau:

• Vertrauen aufbauen (gerade bei High-Value Deals).

• Komplexe Probleme und politische Gemengelagen beim Kunden verstehen.

• Verhandlungen führen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Vertriebsteam setzte KI für Lead-Qualifizierung ein. Die Verkäufer verbrachten 60 % weniger Zeit mit Admin-Kram. Das Ergebnis nach sechs Monaten: 25 % mehr Neukundenabschlüsse. Nicht weil die KI verkauft hat, sondern weil die Verkäufer endlich Zeit hatten, zu verkaufen.

Fazit: KI ist kein Hype – aber auch kein Selbstläufer

Die Frage ist nicht mehr, ob KI im Logistik-Vertrieb eine Rolle spielt. Die Frage ist, wer sie intelligent nutzt.

Wer KI als Tool versteht, gewinnt. Wer glaubt, eine Software löst seine Strukturprobleme, verliert Geld. Wir implementieren keine Spielerei, sondern Prozesse.

In unserem KI-Check analysieren wir gemeinsam:

• Welche Ihrer Prozesse sich für Automatisierung eignen.

• Wie sauber Ihre Datengrundlage ist (und wie wir sie fixen).

• Welche Tools für Ihre Spedition Sinn machen.

Starten wir mit einer Bestandsaufnahme. Damit Ihre Verkäufer wieder das tun können, was sie am besten können: Verkaufen.

Raus aus der Vergleichbarkeit: Warum der Preis eine Sackgasse ist

In der Logistik herrscht oft ein ruinöser Preiskampf. Doch es gibt einen Ausweg: Die Transformation vom reinen Frachtführer zum strategischen Partner.

Sie kennen das Gespräch: Der Einkäufer kommt mit drei Angeboten zum Tisch. Alle drei Speditionen bieten die gleiche Strecke, die gleiche Laufzeit, den gleichen Service. Am Ende entscheidet der Preis. Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gerade an einem Rennen nach unten teilgenommen, bei dem niemand gewinnt.

Das ist das Dilemma der modernen Logistik: Operative Exzellenz wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt. Pünktliche Lieferung? Lückenlose Dokumentation? Professionelle Kommunikation? All das wird erwartet, aber nicht honoriert. Der Gewinn wird über den Preis zerrieben, während die Kosten für Personal, Treibstoff und Compliance steigen.

Die unbequeme Wahrheit: „Billiger sein“ ist keine Strategie mehr. Es ist der sichere Weg in die Bedeutungslosigkeit. Denn während Sie versuchen, 2 % günstiger als der Wettbewerb zu sein, übersehen Sie, dass der Kunde bereit wäre, 8 % mehr zu zahlen – wenn Sie ihm den richtigen Wert liefern würden.

Price Selling vs. Value Selling in der Logistik

Der fundamentale Unterschied liegt in der Frage: Was verkaufen wir eigentlich?

Beim Price Selling verkaufen wir Frachtraum. Eine Palette von A nach B. Das ist eine Commodity – austauschbar, vergleichbar, auf den Cent genau kalkulierbar. In diesem Spiel gibt es nur einen Gewinner: den Günstigsten. Und selbst der verdient kaum noch etwas.

Beim Value Selling verkaufen wir Prozesssicherheit, Planbarkeit und messbare Kosteneinsparungen beim Verlader. Wir verkaufen die Gewissheit, dass die JIT-Lieferung für die Produktionslinie pünktlich ankommt. Wir verkaufen dem Logistikleiter ruhige Nächte, weil er nicht um 22 Uhr angerufen wird, dass eine Sendung irgendwo festhängt.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis

Ein mittelständisches Unternehmen aus der Automobilzulieferung erhielt drei Angebote für eine regelmäßige Strecke Hamburg–München. Spedition A bot 850 € pro Fahrt, Spedition B 820 €, Spedition C 900 €.

Spedition C bekam den Auftrag.

Warum? Weil der Verkäufer dem Entscheider vorgerechnet hat, was Prozessunsicherheit wirklich kostet:

• Jede verspätete Lieferung bedeutet Produktionsstillstand: ca. 1.200 € pro Stunde.

• Jede fehlende Dokumentation kostet 45 Minuten Verwaltungsaufwand: ca. 60 € pro Vorfall.

• Jeder Anruf „Wo ist meine Ladung?“ bindet Arbeitszeit.

Der Verkäufer zeigte anhand von KPIs: Die durchschnittliche Verspätungsquote der Branche liegt bei ca. 8 %, bei seiner Spedition unter 2 %.

Die Rechnung für den Kunden:

• Mehrkosten pro Tour: 50 €

• Ersparnis an Prozesskosten (konservativ): 500 € / Monat

• ROI für den Kunden: Er zahlt etwas mehr für den Transport, spart aber massiv in der Verwaltung und Produktion.

Das ist Value Selling. Und genau so baut man Margen auf, statt sie zu vernichten.

3 Wege für eine profitablere Vertriebsstrategie in der Logistik

Die gute Nachricht: Sie müssen nicht die gesamte Spedition umkrempeln. Aber Sie brauchen eine bewusste Entscheidung, wo Sie künftig Geld verdienen wollen.

1. Spezialisierung statt Bauchladen

Der klassische Fehler: „Wir fahren alles, überall hin.“ Das klingt nach Flexibilität, ist aber Gift für die Marge. Denn Generalisten konkurrieren immer mit hundert anderen Generalisten. Spezialisierung schafft Differenzierung:

• Branchenfokus: Werden Sie der bevorzugte Partner für Pharma oder temperaturgeführte Lebensmittel.

• Geographische Spezialisierung: Wer schwierige Routen (z. B. Balkan, Skandinavien) perfekt beherrscht, kann Premium-Preise verlangen.

• Ladungsspezialisierung: Gefahrgut oder Schwertransporte erfordern Know-how, das Gold wert ist.

2. Value Added Services – Wenn Logistik zum Komplettpaket wird

Die meisten Verlader wollen nicht nur Transport, sie wollen gelöste Probleme.

• Verpackungsoptimierung: Zeigen Sie dem Kunden, wie er 12 % mehr Ware pro Tour verlädt.

• Retourenmanagement: Wer hier Lösungen bietet, wird Partner statt Dienstleister.
  Diese Services rechtfertigen zusätzliches Honorar und machen Sie unersetzlich.

3. Digitalisierung als Verkaufsargument

„Wir haben ein TMS“ reicht nicht mehr. Digitalisierung wird dann zum Verkaufsargument, wenn sie dem Kunden Transparenz bringt:

• Live-Tracking mit Echtzeit-ETA: Nicht „Sendung ist unterwegs“, sondern „Ankunft in 37 Minuten“.

• Datenbasierte Optimierung: Zeigen Sie dem Kunden anhand seiner Daten, wo er Geld verschwendet.
  Ein Dashboard, das CO₂-Einsparungen oder Pünktlichkeitsquoten in Echtzeit zeigt, erlaubt es Ihnen, 8–12 % höhere Preise zu verlangen. Denn Transparenz hat einen Wert.

Strategie vor Personal – Warum neue Verkäufer ohne neues Narrativ scheitern

Ich erlebe es regelmäßig: Eine Spedition kämpft mit Margendruck. Die Lösung des Geschäftsführers? „Wir brauchen mehr Verkäufer.“ Es wird Personalvermittlung beauftragt, doch drei Monate später folgt die Ernüchterung.

Das Problem: Die neuen Verkäufer haben keine Chance, wenn das Verkaufs-Narrativ immer noch lautet „Wir sind zuverlässig und günstig.“

Die Reihenfolge muss anders sein:

1. Strategische Positionierung klären: Was ist unser Wertversprechen? Warum sind wir teurer?

2. Verkaufsargumentation entwickeln: Welche Cases rechnen wir vor?

3. Erst danach Personal aufbauen: Jetzt können neue Verkäufer („Hunter“) mit einer scharfen Waffe ins Feld ziehen.

Ohne diese Reihenfolge ist Vertriebsaufbau rausgeworfenes Geld. Sie bewaffnen Ihre Mannschaft mit Holzschwertern und schicken sie gegen gepanzerte Konkurrenz.

Fazit: Ihre Entscheidung heute bestimmt Ihre Marge morgen

Die Logistikbranche wird nicht einfacher. Die Konsolidierung geht weiter, der Kostendruck bleibt. In diesem Umfeld profitabel zu wachsen, erfordert eine klare Entscheidung:

Wollen Sie weiterhin über den Preis verkaufen? Oder Prozesssicherheit, Expertise und messbare Werte?

Die Speditionen, die in fünf Jahren noch profitabel arbeiten, sind nicht die günstigsten. Es sind die, die ihren Kunden erklären können, warum sie mehr wert sind – und die diese Geschichte konsequent verkaufen.

Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, ob Ihr Geschäftsmodell reif für höhere Margen ist. In einem unverbindlichen Erstgespräch analysieren wir Ihre Positionierung und zeigen Ihnen konkrete Hebel, mit denen Sie aus der Vergleichbarkeit herauskommen.