Tender Management 2.0: Wie Sie Ausschreibungen gewinnen, ohne die Marge zu opfern
Es ist wieder so weit. Die Mail kommt rein: „Tender für europäische Distributionslogistik – Angebotsabgabe bis 15. März.“ Ihr Bauch verkrampft sich.
Sie wissen, was jetzt kommt: Zwei Wochen intensiver Arbeit. Ihr bester Kalkulant ist blockiert. Der Vertrieb vernachlässigt alles andere. Am Ende geben Sie ein Angebot ab – und drei Wochen später die lapidare Antwort: „Vielen Dank. Leider haben wir uns für einen anderen Dienstleister entschieden.“
Oder noch schlimmer: Sie gewinnen. Zu einem Preis, bei dem Sie nach sechs Monaten merken, dass Sie draufzahlen.
Das ist die Realität der „Tender Season“ für viele Speditionen. Ein Hamsterrad aus Kalkulationen, politischen Spielchen und Preiskämpfen.
Die unbequeme Wahrheit: 90 % der Ausschreibungen sind entschieden, bevor Sie überhaupt das Pflichtenheft bekommen. Und trotzdem verbraten mittelständische Speditionen hunderte von Stunden in Tender-Prozessen, die sie nie gewinnen können.
Das muss nicht sein. Tender Management kann profitabel sein – aber nur, wenn Sie es strategisch angehen.
Die Bid/No-Bid Entscheidung: Der Mut zur Lücke
Die wichtigste Frage lautet nicht „Wie kalkulieren wir das?“, sondern: „Sollten wir überhaupt mitbieten?“
Die meisten Geschäftsführer haben Angst, eine Chance zu verpassen. Also wird an jeder Ausschreibung teilgenommen. Das Ergebnis: massiver Ressourceneinsatz bei minimaler Erfolgsquote.
Warum man nicht an jeder Ausschreibung teilnehmen sollte
Lassen Sie uns rechnen. Eine sorgfältige Tender-Kalkulation für ein europäisches Netzwerk kostet Sie konservativ:
40 Stunden Kalkulations-Team
15 Stunden Vertriebskoordination
5 Stunden Geschäftsführung
Plus: Opportunitätskosten (andere Projekte bleiben liegen)
Gesamtaufwand: ca. 60 Stunden = 5.000–7.000 € an internen Kosten.
Wenn Ihre Erfolgsquote unter 20 % liegt – was bei den meisten der Fall ist – verbrennen Sie bei zehn Ausschreibungen pro Jahr 50.000 €. Die harte Wahrheit: Nicht jeder Tender ist eine Chance. Manche sind reine Zeitverschwendung.
Kriterien, wann sich ein Angebot lohnt
Ein professionelles Tender Management beginnt mit einer strukturierten Checkliste:
Haben wir eine realistische Chance?
Kennen wir den Entscheider bereits?
Gibt es einen Incumbent (Platzhirsch), der fest im Sattel sitzt?
Ist der Kunde strategisch relevant?
Passt er zu unserer Spezialisierung oder ist er ein reiner „Price-Buyer“?
Können wir profitabel arbeiten?
Sind die Mengenangaben realistisch?
Gibt es versteckte Anforderungen (SLA-Strafen)?
Haben wir die Ressourcen?
Können wir qualitativ hochwertig liefern oder hetzen wir nur?
Praxis-Beispiel: Eine Hamburger Spedition führte diesen Prozess ein und reduzierte ihre Tender-Teilnahmen von 18 auf 7 pro Jahr. Die Erfolgsquote stieg von 15 % auf 43 %. Weil sie nur noch dort antraten, wo sie gewinnen konnten.
Positionierung VOR dem Tender: Der unsichtbare Kampf
Jetzt die Realität, die kein Einkäufer zugibt: Die meisten Tender sind Theater.
Der Gewinner ist oft der, der den Tender vor der offiziellen Ausschreibung geformt hat. Das ist die Influence Phase.
Wie man Einfluss auf die Ausschreibungskriterien nimmt
Die erfolgreichsten Anbieter gewinnen, weil sie Kriterien definiert haben, die nur sie erfüllen können.
Früher Beziehungsaufbau: Ihr Vertrieb muss zum „Trusted Advisor“ werden, lange bevor das PDF verschickt wird.
Pain Points adressieren: Finden Sie heraus, wo beim aktuellen Dienstleister der Schuh drückt. Monate später tauchen genau diese Punkte als Bewertungskriterien auf.
Die RFI-Phase nutzen: Viele Anbieter ignorieren die „Request for Information“. Fehler. Hier können Sie Fragen stellen, die Ihre Stärken betonen („Haben Sie die neuen Zollvorschriften nach Brexit bedacht?“).
Die Wahrheit: Tender gewinnt man nicht in der Kalkulation. Man gewinnt sie in den Monaten davor.
Fehler in der Kalkulation vermeiden: Wo die Marge stirbt
Angenommen, Sie bieten mit. Hier scheitern 80 % der Speditionen an falschen Annahmen.
Versteckte Kosten berücksichtigen
Was in der Kalkulation oft vergessen wird:
SLA-Strafen: „Pönale bei Verspätung“ – gilt das auch bei Stau oder Wetter?
Reporting-Aufwand: Monatliche KPI-Berichte kosten Sie realistisch 70–90 Stunden Arbeit pro Jahr.
Sonderwünsche: Wochenend-Abholung, dreisprachiger Support, Zwischenlagerung.
Die Lösung: Markieren Sie jede Anforderung, die über Standard hinausgeht, und preisen Sie sie ein.
Szenarien-Planung statt Bauchgefühl
Rechnen Sie nicht nur den „Best Case“. Rechnen Sie drei Szenarien:
Best Case: Alles läuft glatt. Marge: 12 %.
Realistic Case: Mengen liegen 15 % unter Plan. Marge: 7 %.
Worst Case: Harter Winter, Pönale, Mengenrückgang. Marge: -2 %.
Überleben Sie den Worst Case? Wenn nein: Finger weg oder Preis hoch.
Fazit: Tender Management ist Strategie, nicht Glücksspiel
Die „Tender Season“ muss kein Horror sein. Aber sie wird es, wenn Sie jeden Tender als isoliertes Ereignis behandeln.
Die Erfolgsformel:
Selektiv sein: Nur antreten, wo man gewinnen kann.
Früh anfangen: Influence Phase nutzen.
Sauber kalkulieren: Szenarien statt Wunschdenken.
Wir professionalisieren Ihr Tender Management. In unserer Beratung analysieren wir, welche Ausschreibungen Sie künftig ignorieren sollten und wo Ihre versteckten Kosten liegen.
